Benchmarking

Bedankt voor uw interesse in dit artikel.

Momenteel wordt er gewerkt aan een inhoudelijke actualisatie van dit artikel.

Wij adviseren u om onze website nauwlettend in de gaten te houden en nodigen u uit om daar waar wenselijk feedback te geven dit ook vooral te doen.

Benchmarking is het proces van het vergelijken van de eigen bedrijfsprocessen en aanverwante prestatiegegevens ten opzichte van de 'best practices' uit dezelfde of andere branches. Vergelijkingen vinden plaats op gemeten niveaus van kwaliteit, tijd en kosten. Hierbij wordt vooral gekeken en geleerd naar zaken die beter, sneller en goedkoper kunnen worden gerealiseerd.

De term 'benchmarking' werd voor het eerst gebruikt door schoenmakers. Het woord 'Bench' betekent bank. Schoenmakers gaven aan dat als iemand thuis was, er vanaf de 'bank' de schoenmaat kon worden opgenomen door het patroon van de voet uit te tekenen (of na te trekken) en deze vervolgens aan de schoenmaker te leveren voor het maken van schoenen voor de desbetreffende persoon.

Tegenwoordig wordt Benchmarking het meest gebruikt om de prestaties van organisaties te meten. Met behulp van een specifieke indicator (kosten per eenheid van de maatregel, de productiviteit per eenheid van de maatregel, cyclustijd van x per eenheid van maatregel of defecten per meeteenheid) worden de huidige prestaties van een organisatie in kaart gebracht en vervolgens wordt deze vergeleken met prestaties van andere organisaties.

Benchmarking wordt ook weleens 'best practice benchmarking' of 'proces benchmarking' genoemd. Het is een proces dat wordt gebruikt binnen het (strategisch)management van organisaties waarbij verschillende aspecten van hun processen geëvalueerd worden ten opzichte van de 'best practices' van andere organisaties. Dit gebeurd meestal binnen een peergroup welke gedefinieerd is voor de toepassing van vergelijking.

Benchmarking stelt organisaties in staat om na te denken en te ontwikkelen over hoe verbeteringen zijn te bewerkstelligen of juist aan te passen op specifieke best practices, met als doel de beoogde prestaties te verbeteren. Benchmarking kan een eenmalige gebeurtenis zijn, maar wordt vaak behandeld als een continu proces waarbij organisaties die voortdurend proberen hun praktijken te verbeteren.

Soorten / typen benchmarking

• Proces-benchmarking - hierbij richt een organisatie haar observatie en onderzoek van 'business processen' met als doel van de identificatie en het observeren van de 'best practices' van één of meer benchmarking ondernemingen. Hierbij worden er analyses gemaakt van de activiteiten achter de processen waarbij het doel is om de kosten en efficiëntie te benchmarken.
• Financiële benchmarking - hierbij gaat het om het uitvoeren van een financiële analyse en de vergelijking van de resultaten om de productiviteit en aanverwante kosten te kunnen beoordelen.
• Benchmarking vanuit een belegger perspectief - dit omvat benchmarking op het gebied van financiële bedrijfsprestaties waarbij investeerders bedrijven vergelijken, kijkend naar kansen en alternatieven.
• Performance benchmarking - hierbij richt een benchmarkende onderneming haar eigen positie(concurrentiepositie) ten opzichte van andere aanbieders door een vergelijking te maken van producten en diensten.
• Product benchmarking - dit omvat het proces van het ontwerpen van nieuwe producten of upgrades voor huidige producten op basis van vergelijkend onderzoek. Dit proces houdt soms 'reverse engineering' in omdat er wordt gekeken naar concurrerende producten om de zwakke en sterke punten van de huidige producten te vinden.
• Strategische benchmarking - dit omvat het observeren hoe andere organisatie brancheonafhankelijk te concurreren door te kijken naar andere industrieën.
• Functionele benchmarking - dit omvat een vergelijking op het gebied van functioneren (focus: op een enkele functie naar de verbetering van de werking van dat bijzonder). Het gaat hierbij om complexe functies, zoals Human Resources, Finance en Accounting. Informatie-en Communicatietechnologie zijn waarschijnlijk niet direct vergelijkbaar in termen van kosten en efficiëntie waardoor het nodig kan zijn om de processen eerst uit te splitsen wil men een geldige vergelijking maken.
• Best-in-class benchmarking - het betreft hier het bestuderen van de belangrijkste concurrent of het bedrijf die het besteeen specifieke functie voert.
• Operationele benchmarking - deze benchmark omvat alles wat met personeel en productiviteit te maken heeft (processen en procedures).
• Energie-benchmarking - hierbij ligt de focus op de ontwikkeling van een nauwkeurig model van het gebouw omtrent het energieverbruik met als doel het meten van afname versus het gebruik.

Proces of procedure voor Benchmarking

Er is geen vaste procedure of standaardproces voor benchmarking. Er zijn wel door verschillende auteurs waaronder Robert Camp (1989) die methoden hebben ontwikkeld voor het uitvoeren van benchmarking.  Het volgende voorbeeld illustreert een  een typische benchmarking-methodologie:

1. Het identificeren van probleemgebieden - benchmarking kan op elk bedrijfsproces of functie worden toegepast. Onderzoektechnieken die dit ondersteunen zijn: informele gesprekken met klanten, werknemers of leveranciers; verkennend onderzoek technieken, zoals focusgroepen , of diepte- marketing onderzoek , kwantitatief onderzoek , enquêtes , vragenlijsten , re-engineering analyse, procesmapping, kwaliteitscontrole, financiële ratio-analyse, etc. Alvorens op een vergelijking met andere organisaties kan worden gedaan is het van essentieel belang dat men weet waar men staat qua eigen organisatie op het gebied van processen die ten grondslag liggen van de basis bedrijfsvoering en de behaalde prestaties die als punt kunnen worden vastgesteld waartegen de verbeteringsinspanning kan worden gemeten.
2. Identificeer andere industrieën (of aanbieders) met soortgelijke processen - als men bijvoorbeeld geïnteresseerd is in het verbeteren van de klachtenafhandeling binnen de verslavingszorg, is het interessant om de nodige meetvelden te identificeren die andere industrieën voor klachtenafhandeling hanteren. Hierbij kan men bijvoorbeeld denken aan de luchtverkeersleiding, mobiele telefoon schakelen tussen torens, de overdracht van patiënten tussen de operatie en het herstelkamers.
3. Identificeer de organisaties die toonaangevend zijn in deze gebieden - kijk hierbij vooral naar de beste in elke branche / land. Raadpleeg klanten, leveranciers, financiële analisten, beroepsverenigingen, en tijdschriften om te bepalen welke bedrijven het waard zijn om te bestuderen.
4. Benader ook onderzoeksbureaus voor praktijkervaring - onderzoeksbureaus kunnen worden ingezet als het gaat om de het onderzoeken van  specifieke bedrijfsprocessen en de praktijkervaring die daarover bekend is. Het inzetten van enquêtes kan daarbij een goede methode zijn om dit nader te onderzoeken. Deze gegevens worden vaak wel beschermd van vertrouwelijke informatie door neutrale verenigingen en adviesbureaus.
5. Bezoek 'best practice' bedrijven is het kader van kennisdeling - organisaties staan vaak open voor uit wisselen van kennis en ervaring bijvoorbeeld via een benchmarking- of peergroup.
6. Implementeer de nieuwe en verbeterde processen of middelen - Neem de meeste vooruitstrevende en beste praktijkervaringen vanuit de benchmarkstudie en vertaal deze naar ontwikkel- en uitvoeringsplannen om processen te verbeteren.

Kosten van benchmarking

De drie belangrijkste soorten kosten in de benchmarking zijn:

• Visit costs (bezoekskosten) - deze kosten omvatten kosten voor hotelkamers, reiskosten, maaltijden, presentjes, en verloren arbeidstijd.
• Time costs (tijdskosten) - Leden van de benchmarking-team zullen tijd moeten investeren voor het onderzoeken van problemen, het vinden van uitzonderlijke bedrijven om te studeren, bezoeken, en de uitvoering. Hierdoor zijn deze leden niet beschikbaar voor hun reguliere taken voor een deel van elke dag dus dat levert extra kosten op voor extra personeel die deze taak voor de leden vervullen.
• Benchmarking database kosten - organisaties die benchmarking in hun dagelijkse procedures institutionaliseren, vinden het handig om een databank aan te maken waarin best practices en de bedrijven in verband met iedere best practice worden bijgehouden. Dit brengt ook de nodige kosten mee.

De kosten van benchmarking kunnen aanzienlijk worden verminderd door slim gebruik te maken van het Internet. Het Internet heeft een schat aan informatie die in de afgelopen jaren is verzameld en gepubliceerd. Deze informatie is erop gericht om benchmarks en best practices van organisaties, sectoren en landen vast te leggen om het benchmarkingproces veel sneller en goedkoper te maken.